Groei zorgt voor uitdagingen
Datamart groeit: er zijn steeds meer full- en parttime medewerkers die zich bij ons team voegen. Deze mix zorgt voor een leuke dynamiek in het team, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Teamleden werken namelijk op verschillende dagen, wat het lastig maakt om iedereen op de hoogte te houden van lopende projecten en taken. Dit kan soms leiden tot het niet benutten van elkaars expertise, simpelweg omdat een collega niet weet wie waarmee bezig is.
Verder vraagt de groei van Datamart om een professionaliseringsslag: het hebben van een structuur in het ordenen van taken en processen staat bij ons hoog in het vaandel. We hebben ervoor gekozen om Jira als centrale tool te gebruiken. Vanuit Jira houden we taken bij en plannen we sprints in, zodat we samen efficiënt aan projecten werken en onze doelen kunnen behalen.
Onze groei riep een aantal vragen op:
- Hoe zorgen we ervoor dat iedereen van elkaar op de hoogte is en kan helpen waar nodig?
- Hoe zorgen we ervoor dat iedereen Jira gaat omarmen?
- Hoe stimuleren we de connectie binnen het team?
AI als verbinder
Als oplossing voor deze uitdagingen hebben we de "Company Courier" ontwikkeld, een tool die een wekelijkse, AI-gegenereerde nieuwsbrief verstuurt, gebaseerd op de taken en projecten die gedurende de week zijn uitgevoerd.
De Company Courier is volledig gebouwd in Python en gebruikt meerdere APIs om de nieuwsbrief te genereren en versturen. Via een API call naar Jira worden alle taken van deze week opgehaald en opgeslagen in een dataset. Deze dataset is dan weer de input voor het Large Language Model (LLM) dat gebruikt wordt om de nieuwsbrief te genereren. Het LLM dat gebruikt wordt is Anthropic’s Claude 3.5. Via de Anthropic API wordt de dataset samen met een zorgvuldig geschreven prompt als input gebruikt voor het model. De output is een complete nieuwsbrief. Deze wordt via een zelfgemaakt dynamisch template automatisch elke vrijdagmiddag verstuurd met behulp van de Sendgrid API.
Belang van prompt engineering
Het succes van een AI-oplossing zoals de Company Courier staat of valt met een goed doordachte prompt. Zonder duidelijk geformuleerde instructies kun je er niet op vertrouwen dat de kwaliteit van de output van het model altijd goed is. De prompt moest niet alleen de juiste structuur voor de nieuwsbrief bevatten, maar ook precies genoeg context bieden zodat de nieuwsbrief relevante en interessante insights deelt met het team. Voor je AI écht kunt inzetten voor dit soort taken is het van belang te blijven testen en proberen. Wees streng op het beoordelen van de output en blijf doorgaan tot je bij een prompt komt die ervoor zorgt dat de output consistent bruikbaar en van hoog niveau is.
Het resultaat
Elke week ontvangt iedereen ontvangen alle medewerkers een overzicht van wat er in de week is gebeurt hun collega’s hebben gedaan. Dit zorgt niet alleen voor updates binnen het team, maar ook voor inspiratie. Door te zien waar anderen aan werken, kunnen er bijvoorbeeld nieuwe ideeën en samenwerkingen ontstaan.
Daarnaast motiveert de Company Courier teamleden om actief gebruik te maken van Jira: alleen de taken die in Jira worden zijn bijgehouden worden namelijk opgenomen in de nieuwsbrief. Dit stimuleert iedereen om zijn of haar to-do’s bij te houden. Jij wilt toch ook weten waar de ander mee bezig is?
Elke week ontvangt iedereen ontvangen alle medewerkers een overzicht van wat er in de week is gebeurt hun collega’s hebben gedaan. De Company Courier zorgt ervoor dat:
✅ Iedereen in het team consistent gebruik maakt van Jira
📰 Het team altijd up-to-date is van wat iedereen aan het doen is
💡 Samenwerking gestimuleerd wordt en collega’s geïnspireerd raken door het werk van anderen
De nieuwsbrief die de Company Courier genereert, zorgt ervoor dat de progressie en projecten van Datamart vlak voor het weekend even on top of mind zijn bij alle medewerkers. Zo gaan ze geïnspireerd en volledig up-to-date hun welverdiende weekend in!
Benieuwd hoe AI uw bedrijf kan ondersteunen?
Loopt uw team ook tegen dit probleem aan? Neem contact op om de tool gratis te proberen!
Heeft u een ander probleem waarbij wij kunnen helpen met behulp van een slimme AI tool? Stuur dan nu een bericht!
Altijd op de hoogte blijven? Laat hier je e-mail achter!
Blijf altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen omtrent de mogelijkheden van data en 🤖 AI!